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Empresa
Water For People HondurasDescripción de la Empresa
Water For People es una organización mundial sin fines de lucro que trabaja en nueve países y reúne a comunidades, empresarios locales y gobiernos para construir y mantener servicios de agua y saneamiento duraderos. Tenemos una solución sostenible para poner fin a la crisis mundial del agua y el saneamiento, y nuestros empleados en todo el mundo ayudan a impulsar esta solución.Departamento
CortésLocalidad
San Pedro SulaTipo de Contratación
Tiempo CompletoDescripción de la Plaza
Objetivo del cargo:La/ El Asistente Administrativa(o) Contable será responsable de brindar apoyo a las distintas áreas que conforman la Organización, especialmente al área Administrativa enfocado específicamente en realizar compras, registros contables, su documentación de respaldo, apoyo en la elaboración de los estados financieros y administración de recursos de oficina para el staff. Reporta a la Administradora Financiera de País.
Funciones y deberes esenciales del trabajo:
1. Operaciones Contables
-Control del movimiento bancario, disponibilidad de fondos y elaboración de cheques.
-Postear las entradas contables de movimientos bancarios en el NetSuite, manteniendo la contabilidad de Water For People al día, garantizando la veracidad y completo registro para temas de cierres mensuales contables.
-Apoyo a la dirección en la elaboración de solicitud de anticipos y liquidaciones de gastos de viaje.
-Preparación de los libros contables de la organización.
-Apoyo en la preparación de los informes financieros mensuales y cualquier otro reporte contable que se requiera.
-Apoyar en la elaboración del presupuesto general y dar seguimiento al mismo.
-Controlar los anticipos al personal y revisar las liquidaciones de gastos cuando se requieran.
-Apoyar durante todo el proceso de auditoría externa e interna.
2. Riesgo & Cumplimiento
-Responsable del primer filtro durante todo el proceso del manejo de los recursos financieros, desde el momento de la solicitud de fondos, tanto en el proceso de compras, hasta la culminación del protocolo, en el momento del desembolso del pago.
-Responsable de asegurar el cumplimiento de controles internos de toda documentación de soporte en el proceso de compras y el contable.
-Asegurar un adecuado registro de gastos de donantes en el sistema NetSuite.
-Revisar los requerimientos de pago a proveedores y asegurar que cada pago cuente con la debida documentación de respaldo.
3. Adquisición de Bienes y Servicios
-Responsable de preparar y enviar invitaciones a cotizar, solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y hacer cumplir el manual de compras y contrataciones de la organización.
-Mantener en orden el control y archivo de los procesos de licitación de compra de materiales deconstrucción y contratos.
4. Gestión de recursos
-Control y manejo de la Caja Chica.
-Evaluar periódicamente los formularios en uso y proponer cambios bajo la supervisión de la Administración.
5. Orden y control de la información
-Mantener en orden el archivo contable actualizado y ordenado por mes y por año.
-Mantener el inventario de la bodega de accesorios y materiales actualizado.
-Apoyar en el control adecuado del ingreso de activos fijos y bienes de inventario, codificando los activos que se compran para uso del personal de la organización.
-Control del uso de vehículos y motocicleta, bitácora y mantenimiento.
6. Monitoreo de actividades
-Monitoreo de los empleados cuando estén de gira o fuera de la ciudad.
-Realizar visitas sorpresivas al momento de la entrega de los materiales en las comunidades, para corroborar la cantidad, calidad del producto.
-Realizar visitas a los proyectos para la revisión de los Kardex con las entradas y salidas de materiales y existencia en bodega.
-Monitorear las redes sociales y diarios para mantener la información actualizada con respecto a los viajes, proyectos en las diferentes comunidades.
-Monitorear las cámaras de vigilancia.
-Monitorear las salidas del personal a campo y otras actividades.
-Monitorear los GPS de los vehículos y motocicletas.
7. Apoyo al Equipo de Impacto de Donantes y Recaudación de Fondos
-Apoyar en las actividades de recaudación de fondos.
-Aportar en la formulación de propuestas para captación de fondos.
-Aportar en la elaboración de informes para donantes.
-Participar en comités de captación de fondos de ser requerido.
8. Administración Oficina
-Brindar apoyo en las diferentes celebraciones que se realicen en la oficina, tales como cumpleaños, festividades decembrinas, entre otros.
-Revisar y mantener la información de FUNDARHSE.
-Responsable de insumos de cafetería, limpieza y papelería de la oficina.
-Mantener el enlace con la oficina de IT y apoyo en esta actividad.
CALIFICACIONES, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES REQUERIDAS:
-Licenciado (preferiblemente) o egresado en contaduría pública, administración de empresas o carrera a fin, o técnico universitario en carreras similares.
-Al menos cuatro (4) años de experiencia como contador, asistente contable o asistente administrativo(a).
-Al menos un (1) año de experiencia como contador, asistente contable o asistente administrativo(a) en ONG (Deseable).
-Manejo avanzado de Microsoft Office.
-Conocimiento específico de las leyes laborales y fiscales vigentes.
-Manejo de calendario tributario, de acuerdo con las leyes actuales vigentes del país.
-Conocimiento de manejo de personal.
-Capacidad de cumplir con fechas de vencimiento y trabajar en un ambiente dinámico y bajo presión.
REQUISITOS FÍSICOS Y CONDICIONES DE TRABAJO:
- El trabajo se desarrollará en la ciudad de San Pedro Sula y se requiere la revisión de inventario en bodegas en las comunidades de incidencia.
- Capacidad para viajar hasta el 10% del tiempo a nivel nacional.
Nota: Esta descripción del trabajo no pretende ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades o calificaciones asociadas con el trabajo.
Mínimo Nivel Académico Requerido
Técnico GraduadoMínima Experiencia Laboral Requerida
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